Der steuerfreie Essenszuschuss ist einer der beliebtesten Benefits in Österreich, steuerlich attraktiv und effizient umsetzbar. Mit dem Arbeitgeber-Portal von Mittagsmarken® steuern Sie den gesamten Essenszuschuss digital, rechtssicher und ohne manuellen Aufwand. Details zu den aktuellen steuerlichen Rahmenbedingungen finden Sie in unserem Überblick zum Essenszuschuss in Österreich 2026.
Inhalt
- Essenszuschuss konfigurieren
- Mitarbeitende verwalten
- Auswertungen & Integration
- Automatische Belegkontrolle
- Vorteile für HR
- Screenshot-PDF
- Häufige Fragen
- Speziell für Österreich & österreichisches Steuerrecht
- Automatische Belegkontrolle inkl. Gewerbeprüfung
- Für HR & Lohnverrechnung entwickelt
Essenszuschuss individuell konfigurieren
Mit dem Arbeitgeber-Portal von Mittagsmarken® richten Sie Ihren Essenszuschuss in wenigen Minuten so ein, wie er zu Ihrem Unternehmen passt. Sie definieren die Zuschusshöhe für Gaststätten (bis 8 €) bzw. Lebensmittel (bis 2 €) zentral für das gesamte Unternehmen und können diese bei Bedarf auch für einzelne Mitarbeitende oder Gruppen anpassen. (Details dazu finden Sie auch unter Zuschusshöhe.)
Neben der Zuschusshöhe entscheiden Sie, ob Ihr Unternehmen auf das klassische Modell „1 Marke pro Arbeitstag“ setzt oder ob Marken kumuliert und gesammelt eingelöst werden dürfen. (Mehr dazu in unserem Artikel über das Kumulieren von Essensmarken.)
Auch die Details der Ausgabe lassen sich exakt abbilden: Sie können mit einer pauschalen Markenanzahl arbeiten (z. B. 18,3 pro Monat) oder die tatsächlichen Arbeitstage berücksichtigen. Komplexe Arbeitstagsszenarien wie Teilzeit, variable Arbeitszeiten oder Home Office lassen sich sauber abbilden. Ergänzend stehen Ihnen erweiterte Einstellungen wie Gültigkeit, Einlösetage, Limits pro Tag/Woche/Monat/Jahr, sowie optionale Uhrzeit- und Lokaleinschränkungen zur Verfügung. So passt sich Mittagsmarken® strukturiert an Ihre HR- und Payroll-Prozesse an.
Gerne beraten wir Sie, welche Konfiguration für Ihr Unternehmen steuerlich und organisatorisch am besten passt.
Mitarbeitende einfach verwalten
Die Einladung Ihrer Mitarbeitenden erfolgt unkompliziert und ohne technischen Aufwand. Für den Start werden lediglich Name, E-Mailadresse und Personalnummer benötigt. Ihre Kolleg:innen erhalten anschließend automatisch eine Einladung und können sofort mit der Nutzung beginnen.
Gerade bei größeren Unternehmen ist ein laufender Stammdatenabgleich entscheidend, damit Ein- und Austritte sauber abgebildet werden. Deshalb kann der Abgleich bei Mittagsmarken® auch automatisiert erfolgen. Mitarbeiterlisten können per CSV importiert werden, alternativ ist eine Synchronisierung über ein Identity-System wie Microsoft Entra ID möglich. So bleiben Ihre Daten aktuell, ohne dass HR laufend manuell nachpflegen muss.
Natürlich behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle. Mitarbeitende können im Arbeitgeber-Portal bearbeitet, deaktiviert oder bei Bedarf individuell angepasst werden. Das ist besonders hilfreich bei Sonderfällen wie Teilzeit, Karenz, Standortwechseln oder wenn einzelne Personen vorübergehend nicht am Essenszuschuss teilnehmen sollen.
Auswertungen & Integration Lohnverrechnung
Damit der Essenszuschuss in der Lohnverrechnung korrekt berücksichtigt wird, erstellt Mittagsmarken® automatisch eine monatliche Auswertung. Diese enthält alle relevanten Zuschüsse übersichtlich aufbereitet und kann auf Wunsch direkt an HR, Lohnverrechnung oder eine externe Steuerberatung versendet werden.
Die Auswertung steht in mehreren Formaten zur Verfügung. Neben einer gut lesbaren PDF-Auswertung bieten wir auch strukturierte Dateien für den Import in gängige Lohnverrechnungssysteme. Unterstützt werden unter anderem BMD, Sage DPW, RZL, SWS, P&I LOGA3 sowie flexible Exportformate für weitere Systeme wie SAP oder andere Payroll-Lösungen. Für die Personalverrechnung bedeutet das in der Praxis nur ganz wenige Klicks zur Übernahme der Daten.
Auch organisatorisch lässt sich die Auswertung an Ihre Unternehmensstruktur anpassen. Beispielsweise können mehrere Standorte getrennte Auswertungen erhalten, und auch Konzerne mit mehreren Gesellschaften oder Tochterfirmen können mittels eigener Mandanten sauber abgebildet werden. So bleibt die Abrechnung auch bei komplexeren Strukturen klar und effizient.
Automatische Belegkontrolle
Jeder eingereichte Beleg wird bei Mittagsmarken® automatisch geprüft. Dadurch werden die steuerlichen Vorgaben zuverlässig eingehalten und der administrative Aufwand für HR bleibt minimal.
Die zugrunde liegenden Bestimmungen sind in den Lohnsteuerrichtlinien geregelt und in unserem Artikel zum steuerfreien Essenszuschuss in Österreich übersichtlich zusammengefasst.
Die Prüfung erfolgt mehrstufig und kombiniert eine automatische Prüfung mit weiteren Kontrollmechanismen:
- Gastgewerbe-Prüfung
mittels QR-Code und Abgleich der UID, um sicherzustellen, dass tatsächlich ein zulässiges Gastgewerbe vorliegt - Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag
werden automatisch mittels Texterkennung und QR-Code kontrolliert - Duplikatsprüfung,
um Mehrfacheinreichungen zu erkennen - Kategorie Gaststätte oder Lebensmittel
automatisch richtige Zuordnung - Stichproben und manuelle Nachprüfung
ergänzend durch uns bei Unklarheiten
In dieser Kombination und Genauigkeit ist die automatische Belegkontrolle ein zentrales Qualitätsmerkmal von Mittagsmarken®. Während in vielen Systemen regelmäßig ein Teil der Belege manuell durch den Kunden geprüft werden muss, übernimmt Mittagsmarken® diese Kontrolle weitgehend automatisiert und nachvollziehbar.
Alle Belege werden durch uns für mindestens 7 Jahre digital archiviert und revisionssicher dokumentiert. Dadurch entsteht ein transparenter Prüfpfad, der auch im Falle einer Kontrolle eine belastbare Grundlage bietet.
Vorteile für HR
Mit dem Arbeitgeber-Portal von Mittagsmarken® wird der Essenszuschuss zu einem strukturierten und verlässlichen Benefit, der sich sauber in bestehende Abläufe integriert.
- Essenszuschuss einfach und zentral verwalten
Alle Einstellungen, Mitarbeitenden und Auswertungen gebündelt an einem Ort. - Maximale Flexibilität bei voller Steuerkonformität
Individuell konfigurierbar und gleichzeitig im Rahmen der österreichischen Vorgaben umgesetzt. - Automatisierte Belegprüfung statt manueller Kontrolle
Belegprüfung, Berechnung und Dokumentation erfolgen systemgestützt. - Keine Papiermarken, keine Karten, kein Guthabenverfall
Keine Ausgabe, kein Zählen, keine Rückkäufe oder offenen Restbeträge. - Minimaler Aufwand für HR und Lohnverrechnung
Klare Abläufe, strukturierte Daten und vorbereitete Auswertungen. - Moderner Benefit für Employer Branding
Digital, flexibel und für Mitarbeitende einfach nutzbar.
- 🇦🇹 Entwickelt für Österreich & österreichisches Steuerrecht
- 🔒 DSGVO-konform + AVV verfügbar
- 📄 Lohnsteuerrichtlinien-konform (LStR 2002)
- 🤝 Keine Vertragspartner nötig
- 📊 Für HR & Lohnverrechnung entwickelt
Screenshot-PDF herunterladen
Die Screenshots geben Ihnen einen realistischen Einblick in die Nutzung und die Verwaltung von Mittagsmarken®. Sie sehen sowohl die App-Ansicht für das Einreichen von Belegen als auch die wichtigsten Bereiche im Arbeitgeber-Portal, inklusive Einstellungen, Personalverwaltung, Belegkontrolle und Auswertungen.
Ideal für die interne Abstimmung mit Geschäftsführung, Lohnverrechnung oder Betriebsrat.
Häufige Fragen
Jeder eingereichte Beleg wird automatisch geprüft. Dabei werden Texterkennung, QR-Code und die Umsatzsteuer-ID verwendet, um unter anderem das Gastgewerbe zu verifizieren. Zusätzlich erfolgen Prüfungen von Rechnungsdatum, Betrag und möglichen Duplikaten. Bei Unklarheiten wird eine manuelle Nachprüfung durchgeführt. So wird die steuerliche Konformität systematisch sichergestellt. Die Prüfung erfolgt vollständig dokumentiert und nachvollziehbar.
Nein. Bei Mittagsmarken® erfolgt die Belegkontrolle automatisch. Ergänzende Stichproben werden systemseitig durchgeführt und dokumentiert. Für HR entsteht dadurch kein laufender manueller Kontrollaufwand.
Nein. Die digitale Kopie des Belegs reicht aus, sofern der gesamte Beleg vollständig und lesbar erfasst wurde. Eine zusätzliche Aufbewahrung des Papierbelegs ist nicht erforderlich.
Die Belege werden bei Mittagsmarken® revisionssicher archiviert und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben mindestens sieben Jahre aufbewahrt. Die Archivierung erfolgt strukturiert und nachvollziehbar, sodass die Belege im Prüfungsfall jederzeit abrufbar sind.
Ja. Mittagsmarken® wird in Österreich entwickelt und betreut. Die Server befinden sich innerhalb der EU. Die Verarbeitung erfolgt gemäß DSGVO. Es steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung, und Mitarbeitendendaten werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben geschützt und getrennt gespeichert.
Mittagsmarken® stellt die monatliche Auswertung in mehreren Formaten zur Verfügung. Unterstützt werden unter anderem BMD, Sage DPW, RZL, SWS und P&I LOGA3. Zusätzlich kann ein generisches CSV-Format verwendet werden, das sich in viele weitere Systeme integrieren lässt. Gerne prüfen wir bei Bedarf auch die Anbindung weiterer Lohnverrechnungssysteme oder individueller Schnittstellen.
Die Auswertung wird monatlich per E-Mail versandt, standardmäßig am 4. Tag des Folgemonats. Bis zu diesem Zeitpunkt können noch Belege nachgereicht werden. Die bereitgestellten Dateien lassen sich in der Regel mit wenigen Klicks in das jeweilige Personalverrechnungssystem importieren.
Mittagsmarken® lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse integrieren. Für die Lohnverrechnung stehen strukturierte Auswertungen in mehreren Formaten zur Verfügung, unter anderem für BMD, RZL, Sage DPW, SWS und P&I LOGA3. Zusätzlich kann ein generisches CSV-Format genutzt werden.
Auch im Bereich Zeiterfassung können Arbeitstage flexibel importiert oder automatisiert übermittelt werden. Eine Vielzahl gängiger Systeme wird unterstützt, alternativ ist auch eine einfache Pauschalierung möglich.
Für den Stammdatenabgleich stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Neben dem manuellen Import können Personaldaten regelmäßig per CSV aktualisiert oder über ein Identity-System wie Microsoft Entra ID synchronisiert werden.
Bei Bedarf prüfen wir gerne die Anbindung weiterer Lohnverrechnungs-, Zeiterfassungs- oder HR-Systeme.
Mehrere Standorte können getrennt ausgewertet werden. Für Konzerne oder Unternehmensgruppen können eigene Mandanten eingerichtet werden, sodass Gesellschaften sauber voneinander getrennt verwaltet werden.
Ja. Mittagsmarken® wurde für HR-Abteilungen entwickelt, die den Essenszuschuss in größeren Strukturen zuverlässig und effizient verwalten möchten. Mehrere Standorte können getrennt ausgewertet werden, und für Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften stehen eigene Mandanten zur Verfügung. Auch bei der Datenpflege unterstützt Mittagsmarken® skalierbare Prozesse, etwa durch regelmäßige Stammdatenimporte oder eine Synchronisierung über Microsoft Entra ID.
Nein. Mittagsmarken® kann bereits ab dem ersten Mitarbeitenden genutzt werden. Gleichzeitig ist das System skalierbar und wird auch von Unternehmen mit mehreren hundert oder tausend Mitarbeitenden genutzt.
Ja. Unternehmen können entscheiden, ob Marken klassisch mit maximal einer Marke pro Arbeitstag eingelöst werden dürfen oder ob eine kumulierte Nutzung erlaubt ist. Die gewünschte Variante kann im Arbeitgeber-Portal entsprechend eingestellt werden.
Kontaktieren Sie uns für Ihren digitalen Essenszuschuss
Wir betreiben die Mittagsmarken® App. Damit sparen Sie sich die Zettelwirtschaft und wickeln die steuerfreie Essenszulage automatisch und digital ab. Gerne informieren wir Sie über Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehen oder Sie probieren es einfach unverbindlich aus!
0800 / 10 23 67
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